New Commerce Experience (NCE) – Das neue Lizenzierungsmodell für Microsoft 365

Microsoft hat das Lizenzierungsmodell für Microsoft 365 per 2022 komplett überarbeitet. Das hat nicht nur preisliche Folgen. Wir haben die wichtigsten Änderungen für Sie zusammengetragen.

Wer ist von der Umstellung betroffen?

Bevor wir auf die konkreten Änderungen eingehen, möchten wir Sie zunächst darüber aufklären, für wen das neue Lizenzierungsmodell gilt: Die Änderungen gelten grundsätzlich für sämtliche Microsoft 365-Lizenzen. Ausgenommen hiervon sind jedoch alle Non-Profit-, Bildungs- und Behördenlizenzen. Ebenso sind die «Home Use»-Lizenzen – also Microsoft 365 Single und Microsoft 365 Family – davon nicht betroffen.

Wie sieht das neue Lizenzierungsmodell für Microsoft 365 aus?

Eine wirklich kurze Begriffsdefinition

Damit wir das neue Lizenzmodell verständlich erklären können, müssen wir zunächst den Unterschied zweier Begriffe erklären: Plan und Lizenz.

Plan

Ein Plan bestimmt, welche Funktionen Ihnen bei Microsoft 365 zur Verfügung stehen. Microsoft 365 kennt viele verschiedene Pläne, hierzu gehören beispielsweise «Microsoft 365 Business Standard», «Microsoft 365 Business Basic» oder «Exchange Online (Plan 1)».

Lizenz

Die Lizenz ist das Produkt, das Sie erhalten, damit Sie mit Microsoft 365 arbeiten können und das jeweils einer Person oder beispielsweise einer Mailadresse zugewiesen wird.

Stellen wir uns hierzu ein Unternehmen mit 3 Mitarbeitenden vor: Sie alle benötigen dieselben Funktionen in Microsoft 365. Sie entscheiden sich daher nur für einen bestimmten Plan. In unserem Beispiel ist das der Plan «Microsoft 365 Business Standard». Damit nun alle Mitarbeitenden mit Microsoft 365 arbeiten können, löst das Unternehmen für alle eine entsprechende Lizenz. Das Unternehmen hat dann 3 Lizenzen des Plans «Microsoft 365 Business Standard».

Was hat sich denn nun aber geändert?

Wer bisher eine Lizenz gelöst hat, konnte jeweils entscheiden, ob diese für ein Jahr oder für einen Monat gültig ist. Wenn ein Unternehmen also beispielsweise im Mai eine Jahreslizenz gelöst hat, war diese bis im Mai des nächsten Jahres gültig. Haben sie dann im Juli bemerkt, dass sie eine weitere Jahreslizenz benötigen, war diese bis im Juli des darauffolgenden Jahres gültig.

Und genau hier gibt es nun eine markante Veränderung: Neu gibt es beim Lösen von Lizenzen sogenannte Verpflichtungszeiträume. Ein Verpflichtungszeitraum ist ein Zeitraum, in dem sich Kundinnen und Kunden verpflichten, eine bestimmte Anzahl Lizenzen eines bestimmten Plans zu beziehen. Während diesem Verpflichtungszeitraum kann die Anzahl der Lizenzen erhöht, nicht aber gesenkt werden. Der Verpflichtungszeitraum gilt aber immer nur für einen bestimmten Plan.

Das klingt im ersten Moment alles sehr abstrakt. Wir machen daher drei Beispiele zur Veranschaulichung.
Kleine Vorwarnung vorab: Die nachfolgenden Beispiele klingen im ersten Moment fast wie die verhassten Textaufgaben im Matheunterricht, aber keine Sorge, unten gibt’s immer noch ein Bild zur Veranschaulichung dazu. 🙂

Beispiel 1

Ausgangslage

Ein Einzelunternehmen benötigt 1 Microsoft 365 Business Standard-Lizenz und möchte diese gleich für 1 Jahr lösen.

Bisher

Das Unternehmen hat eine Jahreslizenz «Microsoft 365 Business Standard» gelöst und nach einem Jahr neu entschieden, wie es weitergeht.

Neu

In diesem Beispiel bleibt alles beim Alten: Das Unternehmen löst weiterhin seine Jahreslizenz und entscheidet nach einem Jahr neu.

Beispiel 2

Ausgangslage

Ein Unternehmen mit 2 Mitarbeitenden benötigt im Januar für beide eine «Microsoft 365 Business Standard»-Lizenz. Im März stellen sie eine weitere Mitarbeiterin ein. Auch sie benötigt dieselbe Lizenz. Das Unternehmen löst jeweils Jahreslizenzen.

Bisher

Das Unternehmen hat im Januar 2 Jahreslizenzen «Microsoft 365 Business Standard» gelöst. Beim Eintritt der neuen Mitarbeiterin im März hat das Unternehmen eine weitere Jahreslizenz «Microsoft 365 Business Standard» erworben. Die ersten beiden Lizenzen sind bis im Januar des darauffolgenden Jahres gültig. Die dritte Lizenz ist jedoch bis im März des kommenden Jahres gültig.

Neu

Das Unternehmen löst im Januar 2 Jahreslizenzen «Microsoft 365 Business Standard». Es verpflichtet sich dadurch, für die kommenden 12 Monate mindestens 2 «Microsoft 365 Business Standard»-Lizenzen zu bezahlen. Beim Eintritt der neuen Mitarbeiterin kann das Unternehmen diese Anzahl Lizenzen nun auf 3 erhöhen. Alle Lizenzen laufen per Ende des Verpflichtungszeitraums, also per Januar, ab – auch die erst im August gelöste.

Beispiel 3

Ausgangslage

Ein Unternehmen mit 6 Mitarbeitenden benötigt im Januar 3 «Microsoft 365 Business Standard»-Lizenzen und im Februar 3 «Exchange Online (Plan 1)-Lizenzen. Im März stellen sie einen weiteren Mitarbeiter ein, der ebenfalls eine «Exchange Online (Plan 1)»-Lizenz benötigt. Das Unternehmen löst jeweils Jahreslizenzen.

Bisher

Das Unternehmen hat im Januar 3 Jahreslizenzen «Microsoft 365 Business Standard» und im Februar 3 Jahreslizenzen «Exchange Online (Plan 1)» gelöst. Im März haben sie für den neuen Mitarbeiter eine zusätzliche Jahreslizenz «Exchange Online (Plan 1)» gelöst. Im darauffolgenden Jahr sind die 3 «Business Standard»-Lizenzen im Januar, 3 «Exchange Online (Plan 1)»-Lizenzen im Februar und die zuletzt gelöste, separate «Exchange Online (Plan 1)»-Lizenz erst im März abgelaufen.

Neu

Das Unternehmen löst im Januar 3 Jahreslizenzen «Microsoft 365 Business Standard». Es verpflichtet sich dadurch, bis im kommenden Januar mindestens 3 dieser Lizenzen zu bezahlen. Im Februar lösen sie 3 Jahreslizenzen «Exchange Online (Plan 1)» und verpflichten sich dadurch wiederum, für die kommenden 12 Monate mindestens 3 dieser Lizenzen zu bezahlen. Beim Neueintritt des Mitarbeiters im März erhöhen sie die Anzahl der Lizenzen für «Echange Online (Plan 1)» von 3 auf 4.
Die im Januar gelösten «Business Standard»-Lizenzen laufen per Ende des Verpflichtungszeitraums, also per Januar, ab. Der Verpflichtungszeitraum für die «Exchange Online»-Lizenzen hat beim Lösen im Februar begonnen, er läuft also im darauffolgenden Jahr im Februar aus. Die zusätzlich im März gelöste «Exchange Online»-Lizenz läuft nun aber nicht wie bisher erst im März, sondern ebenfalls per Ende des entsprechenden Verpflichtungszeitraums – also per Februar – aus.

Das ist alles noch etwas kompliziert?

Wissen wir. Deshalb haben wir uns überlegt, wie man das am einfachsten erklären könnte. Wir sind dann zum Schluss gekommen, dass es wohl am einfachsten ist, wenn Sie sich das wie einen Vertrag vorstellen: Im Grunde genommen schliessen Sie mit dem Lösen der ersten Lizenz einen Vertrag ab. In diesem Vertrag verpflichten Sie sich, eine bestimmte Anzahl Lizenzen eines bestimmten Plans für einen bestimmten Zeitraum zu beziehen. Während dieser Vertragslaufzeit können Sie die Anzahl der Lizenzen erhöhen, nicht aber senken.

Wir hören Sie schon sagen: «Okay, das kann ich mir ja noch genauer erklären lassen, aber ist das denn wenigstens die einzige Änderung?» Leider nein. Das Ganze wird leider noch etwas komplizierter. Darauf gehen wir aber in den nächsten Abschnitten noch genauer ein.

Welche Verpflichtungszeiträume gibt es?

Auch hier macht uns Microsoft die Arbeit leider nicht unbedingt einfach: Sie können sich grundsätzlich für die folgenden drei Verpflichtungszeiträume entscheiden: einen Monat, ein Jahr oder drei Jahre. Allerdings stehen nicht bei jedem Plan alle Zeiträume zur Verfügung. Beispielsweise für «Exchange Online (Plan 1)» kann aktuell nur ein Verpflichtungszeitraum von einem Jahr gelöst werden, die Option einer monatlichen oder dreijährigen Verpflichtung gibt es hier nicht.

Können verschiedene Verpflichtungszeiträume kombiniert werden?

Ja, das geht. Das wird sogar je nach Unternehmenssituation so empfohlen. Wenn Sie also beispielsweise grundsätzlich immer 10 Mitarbeitende haben, im Sommer jedoch jeweils noch 2 Temporärjobs vergeben, empfehlen wir, für die 10 Mitarbeitenden eine Jahreslizenz und für die beiden temporär Arbeitenden je eine Monatslizenz zu lösen.

Welche Änderungen können während des Verpflichtungszeitraums vorgenommen werden?

Auch während des Verpflichtungszeitraums können einige Änderungen an den Lizenzen vorgenommen werden, jedoch nicht alle.

Folgende Änderungen sind während des Verpflichtungszeitraums möglich:

• Anzahl der Lizenzen für einen Plan erhöhen
• Den Plan hochstufen
• Von einem monatlichen Verpflichtungszeitraum zu einem jährlichen bzw. 3-jährlichen wechseln oder von einem jährlichen Verpflichtungszeitraum zu einem 3-jährlichen wechseln

Folgende Änderungen sind während des Verpflichtungszeitraums nicht möglich:

• Anzahl der Lizenzen eines Plans reduzieren
• Den Plan auf einen tieferen, günstigeren herabstufen
• Von einem jährlichen zu einem monatlichen Verpflichtungszeitraum wechseln oder von einem 3-jährlichen zu einem jährlichen bzw. monatlichen Verpflichtungszeitraum wechseln

Im Grunde genommen können Sie also sämtliche «Hochstufungen» vornehmen, während «Herabstufungen» nicht möglich sind.

Was ist mit Änderungen, die während des Verpflichtungszeitraums nicht möglich sind?

Für Änderungen, die während des Verpflichtungszeitraums nicht möglich sind, haben Sie nach dessen Ablauf exakt 72 Stunden Zeit, um diese vorzunehmen.

In diesen 72 Stunden können Sie – nebst den sonst ebenfalls möglichen – die folgenden Änderungen vornehmen:

• Plan stornieren
• Anzahl Lizenzen reduzieren
• Plan auf einen tieferen, günstigeren herabstufen
• Von einem jährlichen Verpflichtungszeitraum zu einem monatlichen wechseln oder von einem 3-jährlichen zu einem jährlichen bzw. monatlichen Verpflichtungszeitraum wechseln
• Bezugspartner wechseln

 Für das Stornieren des Plans und für das Reduzieren der Anzahl Lizenzen werden die 72 Stunden wiederum wie folgt aufgeteilt:

• 1. – 24. Stunde: Sie bezahlen nichts.
• 25. – 48. Stunde: Sie müssen die Lizenzen für 1 Tag bezahlen
• 49. – 72. Stunde: Sie müssen die Lizenzen für 2 Tage bezahlen

 Zum Schluss dieser Frage übrigens noch ein sehr wichtiger Hinweis: Das 72-Stunden-Fenster läuft auch am Wochenende unbehelligt weiter.

Bleiben wenigstens die Preise dieselben?

Jein. Die Preise von Jahreslizenzen sowie 3-Jahreslizenzen ändern sich nicht. Für Monatslizenzen müssen wir diese Frage aber leider verneinen. Sie werden im Vergleich zu den bisherigen Preisen 20% teurer.

Ab wann gelten die neuen Konditionen?

Die Umstellung zu den neuen Konditionen erfolgt in zwei Schritten:

• Ab 10. März 2022
  Neue Lizenzen sind nur noch zu den neuen Konditionen erhältlich
• Ab 01. Juli 2022
  Auch bestehende Lizenzen werden bei deren Verlängerung auf die neuen Konditionen umgestellt

 Selbstverständlich ist ein Wechsel vom bisherigen Lizenzmodell zum neuen Modell auch für bestehende Lizenzen bereits möglich.

Was ändert sich sonst noch?

Neuer Microsoft-Kundenvertrag

Es gibt einen neuen Microsoft-Kundenvertrag. Dieser muss von jedem Unternehmen unterzeichnet werden. Ansonsten kann keine Lizenz gelöst werden.

Kein Partnerwechsel während des Verpflichtungszeitraums

Kundinnen und Kunden können Ihren Bezugspartner während dem Verpflichtungszeitraum nicht wechseln.

Partner können Lizenzfunktionen für nicht zahlende Kundinnen und Kunden deaktivieren

Mit der Umstellung auf das neue Lizenzierungsmodell erhalten die Bezugspartner eine neue Funktion bei der Lizenzverwaltung. Diese ermöglicht ihnen, die Funktionen einer Lizenz zu deaktivieren, wenn eine Kundin oder ein Kunde mit der Zahlung im Rückstand ist. Sobald der Partner diese Funktion aktiviert, werden bei der Kundin bzw. dem Kunden sämtliche Funktionen der Lizenz deaktiviert. Die Lizenz ist dementsprechend ab diesem Zeitpunkt nicht mehr nutzbar. Gleichzeitig läuft das Vertragsverhältnis aber wie gehabt weiter, was bedeutet, dass die Kosten für die Lizenzen dennoch bezahlt werden müssen, auch wenn diese temporär nicht nutzbar sind.

Selbstverständlich müssen sich unsere Kundinnen und Kunden hierbei keine Sorgen machen: Das Aussetzen der Lizenzen wäre für uns erst das allerletzte Mittel und würde nur nach vorgängiger Ankündigung durchgesetzt werden.

Wie soll ich mein Unternehmen denn jetzt zukünftig lizenzieren? Gibt es Empfehlungen?

Uns ist klar, dass das Ganze im ersten Moment ziemlich kompliziert und undurchsichtig anmutet. Ebenso ist die Entscheidung, welche Lizenzen am besten wie neu gelöst werden, sehr individuell und abhängig von diversen Faktoren. Eine generelle Empfehlung wäre hier definitiv fehl am Platz.

Wir haben daher entschieden, für alle unsere Kundinnen und Kunden einen individuellen Vorschlag vorzubereiten, mit dem wir in den kommenden Wochen auf Sie zukommen werden. Bei der Evaluierung Ihrer persönlichen Empfehlung werden wir insbesondere die Unternehmensgrösse, die Personaldynamik sowie unsere Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf Ihr Unternehmen miteinbeziehen.

Selbstverständlich unterstützen wir aber auch gerne Unternehmen, die bisher nicht zu unserer Kundschaft gehören und besprechen mit Ihnen, welche Lösung für Sie die passende ist.