Die Relevanz einer firmeneigenen Mailadresse wird auch heutzutage noch sehr unterschätzt. Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Mailadressen von Bluewin, GMX oder Gmail. Dass damit grosse Nachteile verbunden sind, ist oftmals erst auf den zweiten Blick erkennbar.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine firmeneigene Mailadresse vermittelt bereits beim Erstkontakt mit Kunden einen professionellen Eindruck.
  • Die Unabhängigkeit vom Anbieter kann grössere Reputationsschäden vermeiden.
  • Mit einer firmeneigenen Mailadresse ist eine höhere Wahlfreiheit gegeben.
  • Kostenlose Maildienste sind in ihrer Funktionalität meist sehr eingeschränkt.

Professioneller Auftritt gegenüber Kunden

Um Kunden gegenüber professionell aufzutreten, bedarf es nicht nur fachlicher Kompetenzen, sondern auch einigen anderen Massnahmen. Die Kommunikation stellt diesbezüglich einen zentralen Aspekt dar. Dabei spielt nicht nur die kommunikative Kompetenz, sondern auch das Kommunikationsmittel eine grosse Rolle.

In der heutigen Zeit findet ein Grossteil der Kommunikation online statt – sei dies per Chat, Social Media oder Mail. Für Unternehmen ist es beinahe unumgänglich diesem Trend zu folgen und zumindest die Erreichbarkeit per Mail sicherzustellen. Dies ermöglicht den Kunden und Interessenten die Firma auch ausserhalb der Öffnungszeiten zu kontaktieren oder dem Unternehmen Dokumente rasch und einfach zuzustellen.

Um bereits zu Beginn bei potentiellen Kunden einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist es ratsam eine firmeneigene Mailadresse einzurichten. Im Gegensatz zu kostenlosen Mailadressen von Bluewin, Yetnet, Gmail oder ähnlichen Anbietern wirkt sie deutlich seriöser und hinterlässt beim Interessenten direkt ein besseres Gefühl.

Keine Abhängigkeit vom Anbieter

Eine eigene Mailadresse bietet ausserdem noch weitere Vorzüge. Mailadressen, die auf Bluewin, Yetnet, Gmail oder Ähnliches enden, bedeuten immer eine grosse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter. Sollte dieser Konkurs gehen, ist die kostenlose Mailadresse von heute auf morgen verloren. Ein ebenso grosses Risiko stellen Fusionen zweier Anbieter dar. Auch dieses Szenario kann dazu führen, dass die entsprechende Mailadresse plötzlich nicht mehr existiert.

Sollte dieser Fall eintreten, sind Ausfallzeiten hinsichtlich der Erreichbarkeit unvermeidbar. Ausserdem würde dies einen grossen Mehraufwand bedeuten und nicht zuletzt möglicherweise hohe Mehrkosten verursachen. Es müsste nicht nur eine neue Mailadresse erstellt, sondern diese müsste auch allen mitgeteilt werden. Des Weiteren müsste sie innert kürzester Zeit überall ersetzt werden, wo sie publiziert ist wie beispielsweise auf Visitenkarten, Flyern, Broschüren, Plakaten, Inseraten, Webseiten und Social Media. Bis all dies umgesetzt ist, kann es je nach Gegebenheiten sehr lange dauern.

Flexibilität in der Wahl der Mailadressen

Allgemeine Mailadressen wie beispielsweise «kontakt@firmenname.ch» vereinfachen den Geschäftsalltag in vielerlei Hinsicht. Sie bieten den grossen Vorteil, dass mehrere Mitarbeitende auf die Mails zugreifen können ohne, dass das persönliche Postfach für alle einsehbar ist oder alle Mails an verschiedene Orte weitergeleitet werden müssen.

Auch separate Mailadressen für Lieferanten sind heutzutage beliebt. Dadurch kann eine Vermischung von wichtigen Kundenanfragen mit Newslettern von Lieferanten verhindert werden und es gehen keine wichtigen Mails unter.

Solche Mailadressen sind natürlich um einiges professioneller, wenn das Unternehmen sie mit ihrem Firmennamen verwendet. Ansonsten bliebe als einzige Möglichkeit eine Mailadresse, die beispielsweise lautet: «kontakt-firmenname@bluewin.ch», was wiederum den eigenen Eindruck auf Aussenstehende beeinflussen kann.

Von erweiterten Funktionalitäten profitieren

Nicht zuletzt bieten kostenlose Mailprogramme natürlich auch weit weniger Funktionen.

Insbesondere die Einrichtung einer sogenannten Signatur ist für viele Unternehmen eine Erleichterung im Alltag. Diese kann nicht nur Text, sondern auch das Logo oder andere Bilder enthalten und wird automatisch jeweils am Ende einer Mail eingefügt.

Auch die Möglichkeit zu automatischen Antworten ist heute sehr beliebt. Diese Funktion ermöglicht es, den Kunden direkt beim Empfang der Mail eine automatische Eingangsbestätigung zu senden. Ausserdem lassen sich dadurch während den Ferien oder bei Weiterbildungskursen individuelle Abwesenheitsmeldungen einrichten, sodass die Kunden direkt über die Abwesenheit informiert sind.

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