Seit Ende Februar befindet sich die Schweiz wegen dem Coronavirus in einer sogenannten „besonderen Lage“. Der Bund empfiehlt, die öffentlichen Verkehrsmittel weitestgehend zu meiden und vermehrt auf Home-Office zu setzen. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet der Wechsel ins Home-Office teilweise grosse Veränderungen. Wir haben daher die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die vor der Umstellung auf Home-Office bedacht werden müssen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Bevor Home-Office eingeführt werden kann, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden über ein geeignetes Gerät hierzu verfügen.
  • Ebenso muss geklärt werden, ob im Home-Office eine stabile Internetverbindung vorhanden ist.
  • Um das Unternehmen vor Angriffen zu schützen, sind Vorkehrungen zum Schutz vor Viren zu treffen.
  • Unter Umständen müssen für eingesetzte Software zusätzliche Lizenzen gekauft werden.
  • Damit die Mitarbeitenden zuhause auf die Unternehmensdaten zugreifen können, muss eine entsprechende Lösung wie beispielsweise VPN vorhanden sein.
  • Um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen, benötigt es unter Umständen zusätzliche Festplatten oder Backup-Lizenzen.
  • Da Home-Office immer ein erhöhtes Datenschutz-Risiko darstellt, gilt es entsprechende Schutzmassnahmen zu ergreifen.
  • Desweiteren muss geklärt werden, wie in einem allfälligen Supportfall vorzugehen ist.
  • Zu guter Letzt sollten die Mitarbeitenden auf jeden Fall hinsichtlich der Sicherheitsrisiken sensibilisiert und dementsprechend instruiert werden.

Geräteverfügbarkeit

Damit Sie Ihre Mitarbeitenden ins Home-Office schicken können, benötigen diese einen Computer, mit dem sie arbeiten können. Hierbei gilt es zu entscheiden, ob die Mitarbeitenden ihre privaten Geräte nutzen können und dürfen oder ob das Unternehmen ihnen einen Computer zur Verfügung stellen wird.

Sollten hierfür noch zusätzliche Geräte benötigt werden, gilt es zu beachten, dass die Lieferzeiten zurzeit aufgrund von Lieferengpässen länger ausfallen können. Da in China die Produktion längere Zeit stillgestanden hat und nun erst langsam wieder hochgefahren wird, fehlt es insbesondere in der Elektronik-Branche an Bauteilen. Aufgrund dessen haben die Händler in den letzten Wochen die Puffermengen in den europäischen Lagern genutzt. Diese sind allerdings bald aufgebraucht. Es ist deshalb davon auszugehen, dass sich die Situation in den nächsten Wochen noch verschärfen wird.

Internetverbindung

In einem nächsten Schritt ist abzuklären, ob im Home-Office eine Internetverbindung vorhanden ist und ob diese genutzt werden kann. Da die gesamten Arbeitsabläufe darüber abgewickelt werden, sollte diese möglichst stabil sein.

Virenschutz

Um das Unternehmen vor Angriffen zu schützen, ist es besonders wichtig, dass die Home-Office-Geräte vor Viren geschützt werden. Hierzu empfiehlt sich eine aktuelle Antiviren-Software. Ebenso muss darauf geachtet werden, dass sowohl das Betriebssystem als auch die auf dem Computer installierte Software stets auf dem neusten Stand gehalten wird.

Beachten Sie bitte, dass Angreifer zurzeit sehr aktiv sind und versuchen Schwachstellen bei Home-Office-Arbeitsplätzen auszunutzen.

Software

Damit Ihre Mitarbeitenden von zu Hause arbeiten können, müssen sie über die dazu notwenigen Programme verfügen. Je nach eingesetzter Software müssen hierzu zusätzliche Lizenzen gekauft werden.

Datenzugriff

Um schliesslich mit der Arbeit zuhause loslegen zu können, sollten auch die Daten dazu zur Verfügung stehen. Am besten eignet sich hierzu eine VPN-Verbindung. Sollte eine solche nicht realisierbar sein, ist es aber auch möglich gewisse Arbeiten beispielsweise mithilfe von Office 365 zu ermöglichen.

Datensicherung

Damit im Home Office keine Daten verloren gehen, müssen diese stets zeitnah gesichert werden. Je nach Situation und Arbeitsweise bedarf es daher zusätzlicher Backup-Lizenzen oder Festplatten, um auch die Home Office-Geräte vor Datenverlust zu schützen.

Datenschutz

Im Home-Office besteht eine erhöhte Gefahr, dass vertrauliche Informationen in die Hände Dritter gelangen. Dies gilt es tunlichst zu vermeiden. Dazu müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Dies geschieht beispielsweise über verschiedene Berechtigungen beim Datenzugriff.

Support

In einem weiteren Schritt sollte ein Unternehmen definieren, wie die Mitarbeitenden im Problemfall vorgehen müssen. Hier stellen sich fragen wie beispielsweise: An wen sollen sich die Mitarbeitenden wenden, wenn Probleme mit der IT auftreten? Können die Supporter auch aus der Ferne auf das Home-Office-Gerät zugreifen oder müssen sie dazu den möglicherweise weiteren Weg zum Mitarbeitenden auf sich nehmen? Wird der Supportaufwand für Privatgeräte vom Unternehmen bezahlt?

Sensibilisierung

Zu guter Letzt raten wir dringend dazu, die Mitarbeitenden auf mögliche Sicherheitsrisiken hinzuweisen und sie dahingehend zu sensibilisieren. Hierzu gehört insbesondere der Hinweis, dass die vom Unternehmen vorgegebenen Sicherheitsmassnahmen in vollem Umfang umgesetzt werden müssen und keine nicht genehmigten Arbeitsmethoden zur Anwendung kommen sollten.

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