Mit einem freigegebenen Link lassen sich Cloud-Dateien auf einfache Art und Weise teilen. Dabei bieten sie gegenüber Mail-Anhängen und USB-Sticks zahlreiche Vorteile.
Das Wichtigste in Kürze
- Mit freigegebenen Links lassen sich auch grosse Dateien problemlos versenden.
- Teamarbeit wird durch die Möglichkeit zur direkten Bearbeitung der Datei vereinfacht.
- Der Zugriff auf die geteilte Datei kann zeitlich eingeschränkt werden.
- Mit einem freigegebenen Link lässt sich auch ein grosses Publikum ansprechen.
Auch grosse Dateien versenden
Wer kennt das Problem nicht: Man möchte per Mail eine Datei versenden und plötzlich erscheint die Meldung, dass die Datei zu gross für den Versand sei. Selbstverständlich könnte man sie nun verkleinern, das ist aber unter Umständen äusserst mühsam oder in einigen Fällen auch gar nicht in diesem Umfang möglich.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, gibt es bei Clouddiensten die Möglichkeit einen freigegebenen Link zu einer Datei zu erstellen. Dieser Link kann dann beispielsweise per Mail verschickt werden. Klickt der Empfänger nun auf den besagten Link, kann er die Datei je nach Einstellung ansehen, herunterladen oder sogar bearbeiten.
Gemeinsam am selben Dokument arbeiten
Beim Erstellen des freigegebenen Links können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Hierzu gehört unter anderem ebendiese Wahl, ob der Empfänger die Datei nur ansehen, herunterladen oder auch bearbeiten kann. Wer gemeinsam an einem Dokument arbeiten möchte, erhält also mit freigegebenen Links eine einfache Möglichkeit dazu. Der grosse Vorteil dabei ist, dass nicht ständig aktualisierte Dokumente hin und her geschickt werden müssen, sondern jede Person sofort die neuste Version zur Verfügung hat.
Diese Arbeitsweise führt nicht nur zu Zeiteinsparungen, sondern verhindert auch, dass jemand versehentlich an einer älteren Version weiterarbeitet. Gerade bei der Arbeit in einem Team, das über keine gemeinsame Dokumentenbibliothek verfügt, bewährt sich diese Arbeitsweise sehr schnell.
Zugriffe zeitlich beschränken
Im Gegensatz zu Mail-Anhängen können freigegebene Links ausserdem zeitlich beschränkt werden. Es kann also ein gewisser Zeitpunkt angegeben werden, bis zu dem der Link aufrufbar ist. Sobald dieser Zeitpunkt abgelaufen ist, kann die entsprechende Datei vom Link-Empfänger nicht mehr aufgerufen werden.
Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Bearbeitungsrechte vergeben werden, das Dokument jedoch nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitbar bleiben soll. Aber auch der Übersicht halber bewährt sich die zeitliche Begrenzung der freigegebenen Links – so kann der Entzug der Berechtigung nicht versehentlich vergessen gehen.
Ein grösseres Publikum ansprechen
Solche freigegebenen Links lassen sich zudem auch mit einem grösseren Publikum teilen. So ist es beispielsweise möglich, den Link in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Facebook zu veröffentlichen oder ganz einfach per Chat mehrere Personen damit zu erreichen.
Wer eine eigene Webseite besitzt, kann hierbei ebenfalls von freigegebenen Links profitieren. PDF-Dateien können so für die Kunden zugänglich gemacht oder Newsletter breiter publiziert werden.
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