Mit Microsoft Bookings können Ihre Kunden die Termine rund um die Uhr selbst online buchen. Dank der Verknüpfung mit Outlook sind Terminkonflikte ausgeschlossen. Und mit der Benachrichtigungsfunktion geht kein Termin mehr vergessen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Mit Microsoft Bookings können Ihre Kunden die Termine selbst online buchen.
  • Das Tool lässt sich nicht nur individuell konfigurieren, sondern überträgt die gebuchten Zeiten auch direkt in Ihren Outlook-Kalender und verschickt vor den Terminen eine Erinnerungsmail.
  • Aufgrund seiner Funktionsweise eignet es sich besonders für Termine mit einer absehbaren Dauer.
  • Für Termine mit individueller Dauer sollten Sie hingegen weiterhin auf den persönlichen Kontakt setzen.

Überlassen Sie die Terminbuchung Ihren Kunden

Microsoft Bookings ist ein Werkzeug von Office 365, mit dem Ihre Kunden die Termine selbst buchen können. Das Tool kann nach der Einrichtung sowohl auf der Webseite als auch bei Facebook eingebunden werden.

Damit Sie Microsoft Bookings für Ihr Unternehmen einrichten können, müssen Sie über eines der folgenden Abonnemente verfügen:

  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 A3
  • Office 365 A5
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Die Kunden selbst benötigen für die Terminbuchungen kein Office 365-Abonnement.

Einen ersten Eindruck, wie Microsoft Bookings auf Ihrer Webseite aussehen könnte, erhalten Sie von den folgenden Beispiel-Webseiten von Microsoft:

Friseursalon

Finanzdienste

Immobilienservices

Konfigurieren Sie das Tool nach Ihren Wünschen

Für die individuelle Gestaltung Ihres Buchungskalenders bietet Microsoft diverse Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten:

Geschäftsinfo
Zuallererst hinterlegen Sie Ihre Geschäftsinformationen. Hierzu gehören neben Kontaktdaten und Logo auch die Geschäftszeiten.

Mitarbeiter
In einem nächsten Schritt können Sie Ihre Mitarbeitenden und deren Arbeitszeiten erfassen. Dies ist wichtig, damit Microsoft Bookings weiss, bei welchen Mitarbeitenden zu welcher Zeit Termine gebucht werden können.

Dienste
Damit die Kunden die Termine buchen können, müssen ihnen die angebotenen Dienstleistungen natürlich ebenfalls zur Verfügung stehen. Dienstleistungen können sehr individuell angepasst werden. Sie können den Namen des Dienstes, den Ort, die Dauer und sogar einen Preis erfassen. Falls die Dienstleistung eine weitergehende Erklärung benötigt, steht Ihnen ein Feld für eine Beschreibung zur Verfügung. Bei jedem Dienst haben Sie ausserdem die Möglichkeit zu definieren, welche Mitarbeiter für diese Dienstleistung gebucht werden können und ob der Kunde selbst den Mitarbeiter wählen darf oder ob das System automatisch einen noch freien Mitarbeiter zuteilen soll.

Design
Die visuelle Anpassung des Online-Buchungstools ist leider nur sehr eingeschränkt möglich. Sie können jedoch ein eigenes Farbschema definieren und entscheiden, ob Ihr Firmenlogo angezeigt werden soll oder nicht.

Verknüpfung mit Outlook-Kalender
Sobald Sie Microsoft Bookings auf Ihrer Webseite veröffentlicht haben, können Ihre Kunden die Termine selbstständig buchen. Damit es hierbei zu keinen Terminkonflikten kommt, ist Microsoft Bookings mit dem Outlook-Kalender verknüpft: Falls Sie manuell einen Termin in Ihren Outlook-Kalender eintragen, registriert Microsoft Bookings dies sofort und sperrt die entsprechende Zeit für Buchungen. Dasselbe gilt umgekehrt: Sobald jemand einen Termin online bucht, wird dieser direkt in Ihren Outlook-Kalender eingetragen. So bewahren Sie stets den vollen Überblick.

E-Mail-Benachrichtigungen
Eine weitere Möglichkeit, die Microsoft Bookings bietet, sind E-Mail-Erinnerungen. Sie werden automatisch zu dem von Ihnen definierten Zeitpunkt (beispielsweise 1 Tag vor dem Termin) per Mail an den Kunden und / oder den gebuchten Mitarbeiter versendet und weisen nochmals auf den bevorstehenden Termin hin.

Wofür sich Microsoft Bookings besonders eignet

Microsoft Bookings eignet sich aufgrund seiner Funktionsweise vor allem für Termine, deren Dauer absehbar und planbar ist. Sei dies der Pneuwechsel bei einer Autogarage oder der Coiffeurtermin für einen neuen Haarschnitt. Aber auch zahnärztliche Kontrollen oder Optiker-Termine lassen sich auf diesem Weg schnell und einfach buchen. Natürlich gibt es noch viele weitere Anwendungszwecke, da sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Wir empfehlen allen Unternehmen, für die sich einen geeigneten Anwendungszweck ergibt, sich Microsoft Bookings auf jeden Fall einmal genauer anzusehen. Denn mit der Einbindung des Buchungstools auf der Webseite erleichtern Sie nicht nur Ihren Alltag, sondern auch den Ihrer Kunden.

Wofür sich Microsoft Bookings weniger eignet

Für Unternehmen, die ausschliesslich Termine vergeben, deren Dauer individuell ist, eignet sich Microsoft Bookings weniger. Hierfür sollte nach wie vor auf den persönlichen Kontakt gesetzt werden.

Ebenso ist es zurzeit leider (noch) nicht möglich, dass sich für denselben Termin mehrere Personen anmelden können. Diese Praxis ist besonders bei Kursen weit verbreitet. Microsoft Bookings eignet sich daher beispielsweise für Weiterbildungszentren und Bildungsinstitutionen zumindest in dieser Hinsicht auch eher weniger.

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